Den nye bogføringslov, som er vedtaget af Folketinget, betyder ændringer for virksomheder og selskaber i Danmark. Loven har til formål at modernisere bogføringen og gøre den mere digital, hvilket kræver en ændring i den måde, hvorpå man opbevarer bilag og regnskabsmateriale.

En af de største ændringer er, at virksomheder og selskaber, som omsætter for over 300.000 kr. to år i træk, nu skal benytte et digitalt bogføringssystem. Dette betyder, at fysiske bilag og arkivmapper skal erstattes af digitale dokumenter, og at man skal have digitale procedurer for transaktioner og opbevaring af regnskabsmateriale.

Procedure for transaktioner beskriver, hvordan virksomheden sikrer, at alle transaktioner bliver registreret korrekt. Dette inkluderer beskrivelse af processerne for registrering af transaktioner, ansvarlige medarbejdere og eventuelle kontrolmekanismer. Det er vigtigt, at virksomheden har en klar procedure for transaktioner, da dette er en afgørende del af bogføringen og kan hjælpe med at undgå fejl og svindel.

Proceduren for opbevaring af regnskabsmateriale beskriver, hvordan virksomheden opbevarer sine regnskabsmaterialer i henhold til bogføringsloven. Dette inkluderer beskrivelse af sikkerhedskopiering af materialet, ansvarlige medarbejdere og eventuelle kontrolmekanismer. Det er vigtigt, at virksomheden har en god opbevaringsprocedure for regnskabsmateriale, da dette er et centralt element i bogføringen og kan hjælpe med at sikre korrekt og tilgængelig information til regnskabsaflæggelse.

Hvis en virksomhed har en revisor tilkoblet, er det stadig virksomhedens ansvar at lave sin egen procedure for opbevaring af regnskabsmateriale. Revisoren kan dog hjælpe med at beskrive processen, og virksomheden kan henvise til revisorens beskrivelse i sin egen procedure. Det er vigtigt at nævne revisorens CVR-nummer i proceduren.

Hvis en virksomhed benytter ekstern virksomhed til at udføre bogføringen, er det denne virksomheds ansvar at sikre, at bogføringen og regnskabet overholder reglerne. Dette inkluderer også ansvaret for korrekt opbevaring af regnskabsmaterialet.

Det er derfor vigtigt at bemærke, at disse procedurer ikke skal sendes til nogen, men skal kunne fremvises på forlangende. De er lovpligtige for virksomheder og selskaber, som er omfattet af den nye bogføringslov.

Selvom kravet om digitalt bogføringssystem først træder i kraft tidligst 1. januar 2024, så er det allerede nu vigtigt for virksomhederne at forberede sig på de kommende ændringer og implementere digitale procedurer for regnskabsmateriale og transaktioner. Der skal også bemærkes, at den nye bogføringslov kræver, at al dokumentation skal opbevares i mindst 5 år, så det er relevant at have en plan for hvordan dette skal gøres og at sikre, at det kan gøres i henhold til lovens krav om sikkerhed og tilgængelighed.

En sidste ting, der er vigtigt at bemærke, er at virksomhederne skal være opmærksomme på, at der kan være konsekvenser for ikke at overholde bogføringslovens krav, herunder bøder og strafansvar. Så sørg for, at jeres virksomhed er i compliance med de nye krav.

I alt kan det siges, at den nye bogføringslov er et skridt i retning af at gøre bogføring og regnskab mere digitalt og automatiseret. Det kan medføre flere fordele for virksomhederne, såsom øget effektivitet og mindre risiko for fejl, og derfor er det rart at være forberedt på de nye krav og implementere de nødvendige ændringer.