Håndtering af dårlige betalere

Praktisk guide

Opdateret den 8. april 2026

Der findes flere muligheder for at rykke for betaling hos dine kunder i Onlineregnskab. Denne vejledning beskriver:

• Genafsendelse af faktura
• Send en påmindelse med faktura vedhæftet
• Send et kontoudtog til kunden
• Opstart af rykkerforløb med rykker 1, 2 og 3
• Håndholdt håndtering af udestående
• Videresend til inkassobureau eller advokat

Genafsendelse af faktura

Hvis man er blevet opmærksom på, at kunden ikke har modtaget fakturaen i første omgang eller måske har oplyst en ny e-mailadresse, kan man med fordel sende fakturaen igen.

Find fakturaen i fanen Sendte fakturaer og vælg Send igen i menuen ud for denne:

Tjek og ret eventuelt Modtagers e-mail og tryk på knappen Gensend:

Fakturaen er nu sendt igen til e-mail angivet.

Send en påmindelse med faktura vedhæftet

Man kan vælge en sende en påmindelse for en faktura via mail. Det fungerer som en venlig påmindelse pr. e-mail, hvor fakturaen er vedhæftet som PDF. Påmindelse skal udføres for hver enkel faktura, som er forfalden og ønskes i fokus hos kunden.

Find fakturaen i fanen Sendte fakturaer og vælg Send påmindelse i menuen ud for denne:

Tjek og ret eventuelt E-mail og tryk på knappen Send:

Eksempel på den mail kunden modtager:

Send et kontoudtog til kunden

Afsendelse af et kontoudtog til kunden, kan være nyttigt for at skabe overblik over udeståender. Især hvis det er sammensat af flere fakturaer og måske krydsende betalinger.

Find kunden i fanen Kunder og tryk Saldobevægelser i menuen:

Tryk på knappen Send kontoudtog til mail:

Tjek og ret eventuelt Modtagers e-mail og tryk på knappen Send:

Kontoudtog er nu sendt frem som PDF vedhæftet mail til kunden.

Opstart af rykkerforløb med rykker 1, 2 og 3

I Onlineregnskab kan man sende tre rykkerskrivelser for forfalden udestående på en kunde i et rykkerforløb. Man rykker på hele kundens forfaldne saldo. Det vil sige, at hvis kunden har flere forfaldne og ubetalte fakturaer, rykkes disse samlet.

Man kan sende første rykker, når en kunde har et udestående med forfald på 10 dage eller mere. Man skal vente mindste 10 kalenderdage mellem hver rykker sendes - systemet holder automatisk styr på at dette.

Man kan pålægge et rykkergebyr for hver skrivelse på DKK 0,00 til 100,00. Gebyr på DKK 100,00 er opsat som standard på et regnskab. Rykkergebyr tilægges ikke salgsmoms og bogføres således momsfrit.

Send en rykker til kunden ved at finde kunden i listen under fanen Rykkerliste og trykke på knappen Afsend rykker 1:

Tryk på knappen Send:

Rykkerskrivelsen er nu bogført og sendt frem til kunden.

Indstil rykkergebyrets størrelse

Beløbet for rykkergebyr kan indstilles ved at trykke knappen Indstillinger for rykkere under fanen Rykkerliste:

Indtast det ønskede beløb i feltet Rykkergebyr og tryk knappen Gem ændringer:

Nu er det opsatte beløb for gebyr gældende fra næste rykkerudsendelse.

Nulstilling af rykkerforløb

Et rykkerforløb nulstilles når kundens saldo er DKK 0,00 igen - det vil sige, når kunden har betalt alt der er forfalden. Herefter kan et nyt rykkerforløb igen startes for kunden, hvis der skulle opstå forfald igen.

Annullering af rykkergebyr

Hvis kunden betaler det skyldige, men ikke indbetaler rykkergebyr og man ønsker at eftergive gebyret, så kan man lave en kreditnota for gebyret.

En kreditnota til annullering af rykkergebyr bogføres på kontoen for rykkergebyr og uden moms:

Håndholdt håndtering af udestående

I visse tilfælde kan det være nødvendigt at håndtere en sag om udestående helt manuelt. F.eks. hvis der er særligere forhold gældende eller kunden er særlig betydningsfuld.

I sådanne tilfælde kan det være en fordel at trække relevante ting ud af regnskabet for kunden og gemme disse som PDF. Herefter kan der formuleres en mail, som sendes fra eget mailprogram direkte til modtageren, hvor der eventuelt vedhæftes kopier af fakturaer, kontoudtog mv.

Videresend til inkassobureau eller advokat

Hvis du ønsker at gå videre med en sag til inkasso og retslige skridt, kan det være en god ide at alliere sig med et inkassobureau eller en advokat. Det er vigtigt at vælge en part, der har erfaring med og må udføre inkasso og kan hjælpe dig med at sikre rettighederne.

Når du har fundet den rette partner til inkasso, skal du finde ud af, hvordan de ønsker materialet for at oprette din sag. Det kan være at de ønsker en mail tilsendt med materialet eller oprettelsen sker via en formular. Du skal altså have trukket det materiale ud af regnskabet, som kræves for at oprette sagen hos dem.

Onlineregnskab arbejder ikke sammen med et bestemt inkassobureau eller advokatfirma. Der findes mange både landsdækkende og lokale firmaer, som kan bruges til formålet og de kan have meget forskellige priser og vilkår. Det er derfor vigtigt at undersøge markedet og finde en partner som er bedst med netop din virksomhed.

Vi er klar til at hjælpe

Som kunde hos os, skal man være klædt godt på til alle regnskabsopgaver. Vi sidder derfor klar til at hjælpe på mail og telefon i kundeservice. Så tøv endelig ikke med at kontakte os og benytte dig af vores viden og erfaringer.