Denne guide beskriver en praktisk måde man kan benytte, når et regnskab flyttes fra en anden udbyder til Onlineregnskab. Måden indeholder åbning af statusbalance samt overflytning af eventuelle kunder og leverandører.
Der beskrives i guiden en generel metode og der kan være særlige forhold der gør sig gældende for en overflytning. Vores kundeservice er klar til hjælpe ved spørgsmål.
Fastlæggelse af en skæringsdato
Ved flytning fastlægges en skæringsdato. Optimalt vil være ved starten af en regnskabsperiode, så man har alle poster og bilag ved hånden for den igangværende regnskabsperiode efter flytningen. I det følgende benytter vi en skæringsdato ved årsskiftet 2023/24 i eksemplerne.
Før skæringsdatoen findes alle registreringer og bilag i det gamle system. Man skal således sikre sig adgang til disse i en periode. Det kan f.eks. ske ved at hente materiale ned fra sit gamle system og opbevare det. Loven siger at man skal opbevare regnskabsmateriale i 5 år tilbage i tiden.
Efter skæringsdatoen skal der bogføres helt som man vil gøre til dagligt. Det vil sige at der skal bogføres fra skæringsdato og frem til nu.
Overvejelser om kontoplan
Hos Onlineregnskab oprettes alle nye regnskaber med den offentlige standardiserede kontoplan, som er udgivet og vedligeholdt af Erhvervsstyrelsen. Vi er i følge bogføringsloven forpligtet til dette, som udbyder af et digitalt standard bogføringssystem til det danske marked.
Vi anbefaler, at man benytter standard kontoplanen og således oversætter sine gamle kontonumre til de nye. Mangler der konti i den nye kontoplan kan de tilføjes.
Det er muligt at tilpasse kontoplanen i Onlineregnskab ved at redigere, oprette og slette så den afspejler kontoplan fra det tidligere system. Men det er et større arbejde og som sagt anbefaler vi at benytte den nye kontoplan. På sigt er fordelene store ved en fælles standard for kontoplan, da indberetninger til myndigheder og udveksling af data med revisor m.fl. vil blive mere effektiv.
Åbning af statusbalance med primo saldi
Før primo saldi kan indtastes i en kassekladde og bogføres, skal der trækkes en statusbalance fra det tidligere system på sidste dato op til skæringsdatoen. Eksempel på dette ses her med opgørelse pr. 31.12.2023:
Nu oprettes en ny kassekladde, som kan navngives "Åbning". Når kassekladden vises findes et bilag og denne udvides med flere linjer ved at trykke SHIFT-F1. I dette 9 ekstra linjer, så der findes 10 i alt.
Nu indtastes de 10 primo saldi som vist herunder med dato 31.12.2023. Det er vigtigt at det sker på sidste dato op til skæringsdato, så eventuel moms i den nye periode ikke berøres. De 10 primo saldi som overføres består af 9 status konti (markeret med grønt) og overført resultat markeret med rødt. Sidst nævnte er nødvendig for at få balancen til at stemme.
Nu kan kladden bogføres og bemærk at kladdens status / balance er nul, som sikre at der er sket en afstemning af at indtastning er korrekt.
Eventuel overflytning af kunder og åbne saldi på disse
Hvis man har kunder som modtager faktura og betaler denne senere (kreditsalg), kan der være åbne saldi på kunder på skæringsdatoen. Disse kunder kan føres over ved først at oprette dem under Kunder i menuen Salg og dernæst indsætte åbningstal i en kassekladde.
I nedenstående eksempel er der to kunder med åbne saldi ved skæringsdatoen. Her vises saldoliste for kunder er trukket fra det gamle system på datoen 31.12.2023:
Disse indtastes på følgende måde i en kassekladde hvorefter der bogføres:
Onlineregnskab indeholder en funktion til at importere kunder fra en kommasepareret fil, hvis man kan trække det ud af det gamle system. Det kan dog muligvis være en fordel ikke at importere alle kunder og i stedet oprette dem i takt med at man får brug for dem. På den måde får man ryddet op i kunder som ikke længere er aktive.
Eventuel overflytning af leverandører og åbne saldi på disse
Overflytning af leverandører håndteres på samme måde som med kunder. Dog med modsat fortegn i beløb ved indsættelse af åbningssaldi i kassekladden.
Vi er klar til at hjælpe
Nye kunder skal have en god start hos os og vi sidder derfor klar til at hjælpe på mail og telefon i kundeservice. Så tøv endelig ikke med at kontakte os og benytte os af vores viden og erfaringer.
Vi og tredjeparter bruger to typer cookies: Nødvendige og statistiske.
Nødvendige cookies sikrer, at siden bliver vist og fungerer korrekt.
Cookies til statistik bruger vi til at forbedre brugeroplevelsen og optimere vores annoncering generelt.
Du kan altid ændre dit samtykke til cookies ved at klikke på linket nederst på siden.
Anvendes til at huske tildigere valg af cookiesamtykke på siden.
Statistiske cookies:
Navn
Domæne og sti
Type
Udløb
Bekrivelse
_ga_T7BRR8QX8E
.onlineregnskab.dk/
Første part
1 år og 1 måned
Denne cookie bruges af Google Analytics til at fortsætte sessionstilstanden.
_ga
.onlineregnskab.dk/
Første part
1 år og 1 måned
Dette cookienavn er knyttet til Google Universal Analytics – som er en væsentlig opdatering af Googles mere almindeligt anvendte analysetjeneste. Denne cookie bruges til at skelne unikke brugere ved at tildele et tilfældigt genereret nummer som en klient-id. Den er inkluderet i hver sideanmodning på et websted og bruges til at beregne besøgs-, sessions- og kampagnedata for webstedsanalyserapporterne.
_gid
.onlineregnskab.dk/
Første part
1 dag
Denne cookie er sat af Google Analytics. Den gemmer og opdaterer en unik værdi for hver besøgt side og bruges til at tælle og spore sidevisninger.
IDE
.doubleclick.net/
Tredjepart part
1 år
Denne cookie sættes af Doubleclick og indhenter information om, hvordan slutbrugeren bruger hjemmesiden og enhver reklame, som slutbrugeren måtte have set, før han besøgte hjemmesiden.
_gat_gtag_UA_111376340_1
.onlineregnskab.dk/
Første part
1 minut
Denne cookie er en del af Google Analytics og bruges til at begrænse anmodninger.
_gcl_au
.onlineregnskab.dk/
Første part
3 måneder
Brugt af Google AdSense til at eksperimentere med reklameeffektivitet på tværs af websteder, der bruger deres tjenester.
test_cookie
.doubleclick.net/
Tredje part
15 minutter
Denne cookie indstilles af DoubleClick (som ejes af Google) for at afgøre, om den besøgendes browser understøtter cookies.
Denne politik gælder for domænerne onlineregnskab.dk og fakturaservice.dk samt underdomæner for disse. Politiken er gældende fra den 1. januar 2023.
Når du besøger vores hjemmeside, indsamles der oplysninger om dig, som bruges til at tilpasse og forbedre vores indhold og til at øge værdien af de annoncer, der henviser til siden. Hvis du ikke ønsker, at der indsamles oplysninger, bør du slette dine cookies og undlade videre brug af siden. Nedenfor har vi uddybet, hvilke informationer der indsamles, deres formål og hvilke tredjeparter, der har adgang til dem.
Om cookies
Hjemmesiden anvender "cookies", der er en tekstfil, som gemmes på din computer, mobil el. tilsvarende med det formål at genkende den, huske indstillinger, udføre statistik og målrette annoncer. Cookies kan ikke indeholde skadelig kode som f.eks. virus.
Det er muligt at slette eller blokere for cookies. Hjælp til dette kan typisk findes i hjælpefunktionen for den internetbrowser du benytter.
Hvis du sletter eller blokerer cookies, vil annoncer kunne blive mindre relevante for dig og optræde hyppigere. Du kan desuden risikere at hjemmesiden ikke fungerer optimalt samt at der er indhold, du ikke kan få adgang til.
Hjemmesiden indeholder cookies fra tredjeparter, der i varierende omfang kan omfatte:
Google Inc., Google Analytics. Cookies fra Google Analytics kan fravælges med Google Tools.
Betingelser og vilkår er opdateret den 15. september 2024
Enhver ydelse, som leveres af ONLINEREGNSKAB A/S til kunden, udføres under de nedenfor anførte forretningsbetingelser. Kunden accepterer at forretningsbetingelserne skal være en del af aftalen ved at klikke på checkboksen ud for ”Godkend betingelser” i forbindelse med oprettelsen. Kunden tiltræder således, at en juridisk bindende aftale mellem ONLINEREGNSKAB A/S og kunden kan indgås elektronisk og have samme virkning som en almindelig skriftlig aftale.
Den leverede ydelse
ONLINEREGNSKAB A/S stiller en webapplikation til rådighed til brug for bogføring af regnskabsmateriale og håndtering af moms. Applikationen kan tilgås fra Internettet via browser. Ved tegning af abonnement gives adgang til yderligere funktionalitet og moduler. Der kan være moduler, som faktureres med yderligere særskilt abonnement eller med løbende forbrug. Løsningen udbydes som en online tjeneste og data gemmes for kunden på servere administreret af ONLINEREGNSKAB A/S.
Betaling
Alle prisangivelser er eksklusive moms og eventuelle andre afgifter. Abonnementsbetalinger faktureres forud for 1 eller 12 måneder i henhold til det enhver tid af kunden valgte.
Betaling kan ske med automatisk træk på kort eller pr. faktura. Der kan frit skiftes imellem disse efter ønske.
Betaling pr. faktura
Der fremsendes en faktura ved en abonnementsperiodes start, som skal betales indenfor 14 dage. Fakturaen indeholder en FIK girostreng, som skal benyttes til betaling i netbank.
Betaling med automatisk træk på kort
Beløb forfalder netto kontant og trækkes på et debet- eller kreditkort som tilknyttes. ONLINEREGNSKAB A/S indhenter autorisation til korttræk hos dennes kortindløser til brug for løbende automatisk træk af abonnement. Ved tilknytning af kort udsendes en kvittering om dette på e-mail. Ved første dag i en ny periode trækkes automatisk abonnement for næste periode. Ved korrekt gennemførsel af træk på kort sendes en kvittering på e-mail med transaktionsnummer fra kortindløser. Hvis beløbet ikke kan trækkes, overgår betalingsmåden for abonnementet til faktura.
Bemærk at der kan findes korttyper, som desværre ikke kan benyttes til abonnementstræk og derfor ikke kan blive tilknyttet.
Skift af kort kan ske via funktionen til dette inde i systemet. Den gamle kortregistrering vil herefter blive slettet og den nye kortregistrering benyttes herefter. Korttræk sker først efter udløb af opsigelsesperioden og der vil derfor ikke blive trukket dobbelt for allerede betalt periode.
Ved opsigelses af abonnement slettes tilhørende kortregistrering.
Prøveperiode
Der tilbydes prøveperiode på 30 dage uden beregning for nye kunder. Der tilbydes kun én prøveperiode pr. CVR-nummer.
Kundens pligter
Ved oprettelse af ONLINEREGNSKAB A/S webapplikation indestår kunden for, at han/hun har retten til det pågældende virksomhedsnavn, og kunden friholder ONLINEREGNSKAB A/S for ethvert ansvar, der måtte følge af, at kunden ved oprettelse eller anvendelse af regnskabsnavn krænker andres rettigheder herunder varemærkerettigheder. Kunden forpligter sig til at anvende den tildelte plads og dertil knyttede ydelser på en sådan måde, at der ikke herved krænkes gældende love eller forskrifter. Kunden må således ikke under nogen omstændigheder under anvendelse af ydelserne fra ONLINEREGNSKAB A/S give adgang til pædofilt, pornografisk, racistisk eller andet materiale, som i almindelighed anses for groft krænkende. Ligeledes forpligter kunden sig til ikke at etablere links til andre steder på Internettet, hvor sådant materiale må antages at være tilgængeligt. Kunden forpligter sig til ikke at krænke andres immaterielle rettigheder eller i øvrigt medvirke til, at sådanne krænkelser vil kunne finde sted etablere links til andre steder på Internettet, hvor sådant materiale må antages at være tilgængeligt. Såfremt ONLINEREGNSKAB A/S konstaterer overtrædelser af kundens pligter som anført ovenfor, betragtes det som væsentlig misligholdelse, og ONLINEREGNSKAB A/S kan med øjeblikkelig virkning ophæve den indgåede aftale og således afbryde enhver forbindelse til kundens webapplikation.
Immaterielle Rettigheder
ONLINEREGNSKAB A/S bevarer alle rettigheder til software, knowhow, opfindelser og lignende, som udvikles eller anvendes af ONLINEREGNSKAB A/S i forbindelse med de aftalte leverancer. Alle rettigheder til data, der tilvejebringes af kunden, tilhører kunden eller tredje part. ONLINEREGNSKAB A/S er databehandler mens kunden er dataansvarlig i henhold til Persondataloven.
Ansvarsbegrænsning
ONLINEREGNSKAB A/S er erstatningsansvarlig i henhold til dansk rets almindelige erstatningsregler for tab som følge af handlinger eller undladelser forårsaget af ONLINEREGNSKAB A/S med de nedenfor anførte begrænsninger, som skal gælde uanset om ansvarsgrundlaget er uagtsomhed eller hviler på andet grundlag:
Erstatningsansvaret begrænses til et beløb, som ikke kan overstige den årlige betaling for den service, som har givet anledning til at kravet rejses.
ONLINEREGNSKAB A/S skal under ingen omstændigheder være ansvarlig for indirekte tab eller følgeskader, herunder tabt avance, produktionstab, tab som skyldes at ONLINEREGNSKAB A/S ydelser ikke kan anvendes som forudsat, tab som følge af, at aftaler med tredjemænd falder bort eller misligholdes eller tab, som skyldes, at data eller informationer forsvinder eller forvanskes eller lignende, medmindre det godtgøres, at der foreligger forsæt eller grov uagtsomhed.
Såfremt et ansvarspådragende forhold kan henføres til mangelfulde ydelser fra netværksoperatør eller underleverandør, kan kunden ikke opnå fra erstatning fra ONLINEREGNSKAB A/S.
Force Majeure
Såfremt ONLINEREGNSKAB A/S ikke er i stand til at levere den aftalte ydelse som følge af forhold, der ligger uden for ONLINEREGNSKAB A/S kontrol, herunder brand, oversvømmelse, strejke, lockout, strømsvigt, svigtende ydelser fra tele- og netværksleverandører eller lignende, skal ONLINEREGNSKAB A/S være frigjort fra de aftalte leveringsforpligtelser så længe sådan situation består. Kunden vil tilsvarende få en til den nævnte periode svarende forholdsmæssig reduktion af abonnementsbetalingerne for de ydelser, som ikke er til rådighed på grund af de nævnte forhold. Er de aftalte ydelser ikke til rådighed for kunden senest efter 10 dage, kan kunden opsige aftalen uden varsel, og der vil da ske en opgørelse af betalingsforpligtelserne med opsigelsesdatoen som skæringsdag, idet der dog som nævnt ovenfor ikke skal betales for den periode, hvor en ydelse ikke har været til rådighed for kunden.
Backup
ONLINEREGNSKAB A/S har etableret backup procedurer, der kopierer alle aktiviteter og transaktioner og lagrer dem på en sådan måde, at alle systemer og data kan genatableres til bestemte tidspunkter tilbage i tiden. Der tages det forbehold, at data fra tidspunktet for seneste backup og frem til et totalt systemnedbrud vil kunne gå tabt og skal genskabes på anden vis. Dette vil dog udelukkende ske i det værst mulige scenarie og med stor sandsynlighed ikke overstige 24 timers aktivitet og dataregistrering.
Vi overholder de krav som er gældende i Lov om bogføring af 24. maj 2022 og tilhørende bekendtgørelser med hensyn til backup procedurer samt fysiske placering af backupdata.
Begrænsninger for brug
Løsningen er som udgangspunkt ubegrænset i form af brug og er designet til normal brug for en virksomhed. Der er begrænsninger for antallet af transaktioner pr. tid for hver enkel bruger. ONLINEREGNSKAB A/S forbeholder sig ret til at begrænse brug pr. tid, så den delte løsning kan fungere for alle brugere på systemet. ONLINEREGNSKAB A/S forbeholder sig desuden ret til at opsige eller udelukke brugere, som benytter systemet uhensigtsmæssigt og dermed forstyrrer den generelle drift i form at overbelastning eller lignende.
Opsigelse
Den aftalte service kan af ONLINEREGNSKAB A/S opsiges med 30 dages varsel til den første i måneden. Kunden kan opsige abonnement til udgangen af den periode som er betalt for. Der tilbagebetales ikke abonnement. Abonnement kan opsiges ved at kontakte ONLINEREGNSKAB A/S skriftlig med ønske herom eller ved at benytte nedlæggelsesfunktionen i webapplikationen. Ved opsigelse fremsendes en kvittering pr. e-mail. Inden perioden for betalt abonnement skal kunden flytte eller slette alle data og informationer, som befinder sig i de tildelte moduler.
Opbevaring og udlevering af data
I henhold til Lov om bogføring af 24. maj 2022 opbevares alle data i regnskabet i 5 år plus indeværende år. Dette gælder uanset om abonnement/kundeforhold er aktivt eller ophørt.
I tilfælde af lovgivning kræver det, udleveres data fra regnskab til relevante myndigheder på anmodning i et maskinlæsbart format. Før udlevering sikrer ONLINEREGNSKAB A/S sig dokumentation for at der anvendes korrekt retsgrundlag - f.eks. ved henvisning til lovtekst eller udleveringsordre fra en domstol.
Ved udlevering fører og gemmer ONLINEREGNSKAB A/S en log for udlevering i form af tidspunkt, omfang, til hvilken myndighed med kontakt samt dokumentation for retsgrundlag benyttet ved udleveringen.
Ændring af forretningsbetingelser og priser
ONLINEREGNSKAB A/S har ret til at ændre vilkår og priser med 30 dages varsel til ikrafttrædelse den første i måneden. Varslingen sker ved opdatering på siden https://onlineregnskab.dk. Såfremt kunden i denne anledning måtte ønske at opsige abonnementet, kan aftalen opsiges som anført ovenfor.
Hos ONLINEREGNSKAB A/S, cvr 29633932, er vi forpligtede til at beskytte privatlivets fred og sikkerhed for vores kunders personoplysninger. Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan vi indsamler, bruger og offentliggør kunders personoplysninger. Vi opfordrer dig til grundigt at gennemgå denne meddelelse og kontakte os, hvis du har spørgsmål.
Indsamling af oplysninger
Vi indsamler personoplysninger fra vores kunder på forskellige måder, herunder når kunder køber produkter eller tjenester fra os, opretter en konto hos os eller på anden måde interagerer med os. Typen af personoplysninger vi indsamler, kan omfatte: navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer, betalingsoplysninger og enhver anden information, der er nødvendig for at yde vores tjenester. Vi samler informationer for at opfylde vores kontrakt- og lovmæssige forpligtelser i forbindelse med vores tjenester.
Brug af personoplysninger
Vi bruger de personoplysninger vi indsamler fra vores kunder, til en række formål, herunder behandling af transaktioner, ydelse af kundesupport og forbedring af vores produkter og tjenester. Vi kan også bruge personoplysninger til interne formål, såsom revision, dataanalyse og forskning, for at hjælpe os med bedre at kunne forstå vores kunder og forbedre vores tjenester. Oplysningerne slettes normalt, når de ikke længere er nødvendige for brug af vores tjenester. F.eks. ved kontoopsigelse. Bemærk dog at lovkrav kan kræve længere opbevaringstider.
Deling af personoplysninger
Vi sælger, handler eller videregiver ikke dine personoplysninger til tredjepart uden dit samtykke, medmindre det er påkrævet af lovgivningen eller for at yde vores produkter og tjenester til dig. I nogle tilfælde kan vi dele dine personoplysninger med tredjepartsleverandører, der hjælper os med at yde vores tjenester. Disse tredjeparts leverandører er forpligtet til at opretholde fortroligheden og sikkerheden af dine personoplysninger og er forbudt mod at bruge dem til nogen anden formål end at yde tjeneste til os.
Datasikkerhed
Vi træffer rimelige foranstaltninger til at beskytte dine personoplysninger mod uautoriseret adgang, brug eller offentliggørelse. Dette inkluderer implementering af fysiske, administrative og tekniske sikkerhedskontroller designet til at beskytte mod uautoriseret adgang til dine personoplysninger. På trods af vores bedste indsats kan ingen sikkerhedssystemer garantere 100% sikkerhed. Hvis vi bliver opmærksomme på et sikkerhedsbrud, der involverer dine personoplysninger, vil vi tage passende skridt for at undersøge og rapportere det i overensstemmelse med relevant lovgivning. For at opnå en god datasikkerhed, har vi valgt at arbejde for at opnå D-mærket og efterleve ISO 27001 sikkerhedsstandarden.
Dine rettigheder
Du har ret til at anmode om adgang til og korrektion af dine personoplysninger, samt til at anmode om sletning af dine personoplysninger, medmindre vi er forpligtet til at opbevare dem af juridiske eller regnskabsmæssige grunde. Du kan også anmode om begrænsning af brugen af dine personoplysninger eller protestere mod vores brug af dine personoplysninger. Du kan trække dit samtykke til vores brug af dine personoplysninger tilbage når som helst ved at kontakte os på dpo@onlineregnskab.dk.
Opdateringer til denne politik
Vi forbeholder os ret til at opdatere denne privatlivspolitik fra tid til anden. Vi vil informere dig om eventuelle ændringer ved at offentliggøre den opdaterede privatlivspolitik på vores hjemmeside.
Kontakt os, hvis du har spørgsmål eller bekymringer vedrørende denne privatlivspolitik eller vores brug af dine personoplysninger. Du kan kontakte vores kundeservice på mail eller telefon.
